शाम की भीड़ में वज़न और रेट हाथ से टाइप करने से बिलिंग काउंटर धीमा पड़ जाता है। कैशियर 1.05 kg की जगह 1.50 kg टाइप कर दे, या गलत किस्म की दाल चुन ले, तो लाइन लंबी होती है, कीमत में गलती होती है और स्टॉक का हिसाब बिगड़ता है, और इन सबका नुकसान आपके मुनाफ़े को होता है।
बारकोड बिलिंग से ज़्यादातर टाइपिंग खत्म हो जाती है। बारकोड स्कैनर पैक सामान को तुरंत पहचान लेता है, और खुले सामान के लिए वज़न कांटा या तो वज़न सीधे बिलिंग PC को भेज देता है, या ऐसा बारकोड लेबल छाप देता है जिसमें वज़न या कीमत पहले से होती है। आइए जानें कि ये दोनों तरीके कैसे काम करते हैं, काउंटर कैसे सेट करें, और कांटे व लेबल के बारे में कानून क्या कहता है।
खुले सामान की बिलिंग के दो तरीके
1. बिलिंग काउंटर पर ही तौलना
कांटा बिलिंग कंप्यूटर से जुड़ा होता है। जब कैशियर खुली चीनी या सब्ज़ी कांटे पर रखता है, तो कांटा वज़न बिलिंग software को भेजता है, कैशियर आइटम चुनता है और software वज़न को रेट से गुणा कर देता है। इसके लिए ऐसा बिलिंग software चाहिए जो आपके कांटे का आउटपुट पढ़ सके, इसलिए कांटा खरीदने से पहले अपने software प्रोवाइडर से यह ज़रूर पक्का कर लें।
2. बारकोड लेबल प्रिंटिंग स्केल से पहले से पैकिंग
स्टाफ दाल, ड्राई फ्रूट्स या मिठाई जैसा खुला सामान अलग टेबल पर तौलकर पैक करता है, और लेबल प्रिंटिंग स्केल हर पैकेट पर बारकोड छाप देता है। दुकान में बनने वाले ये बारकोड आम तौर पर GS1 के "restricted circulation" नंबर होते हैं, जो 2 से शुरू होते हैं (आम तौर पर 20 से 29), और इनमें आइटम का PLU कोड और वज़न या कीमत होती है। काउंटर पर कैशियर बस बाकी सामान की तरह पैकेट स्कैन कर देता है।
ब्रांडेड पैक सामान पर उनका अपना 13 अंकों का EAN-13 बारकोड होता है, जिसे मैन्युफैक्चरर GS1 India से रजिस्टर करवाता है, और कोई भी आम स्कैनर इसे पढ़ लेता है।
काउंटर का हार्डवेयर कैसे सेट करें
- बारकोड स्कैनर: ज़्यादातर USB स्कैनर बिना किसी ड्राइवर के कीबोर्ड की तरह (HID मोड में) काम करते हैं। Notepad खोलकर कोई पैकेट स्कैन करके देखें: अंक स्क्रीन पर आ जाने चाहिए।
- कांटे का कनेक्शन: काउंटर के कांटे आम तौर पर RS-232 सीरियल पोर्ट या USB-to-serial केबल से जुड़ते हैं, जो Windows में COM पोर्ट की तरह दिखता है।
- COM पोर्ट पता करें: Device Manager में Ports (COM & LPT) के नीचे पोर्ट नंबर (जैसे COM3) नोट करें, और कांटे वाली ही baud rate रखें, जो अक्सर 9600 होती है।
- तय करें कि कांटा वज़न कैसे भेजेगा: लगातार, या सिर्फ तब जब ऑपरेटर कोई बटन दबाए। बिलिंग software की सेटिंग भी वैसी ही होनी चाहिए।
- चालू करने से पहले टेस्ट करें: कांटे पर पहले से पता वज़न वाला बाट रखें और देखें कि बिल में ठीक वही वज़न आ रहा है।
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जुड़ी हुई बिलिंग से गलतियां और चोरी क्यों घटती है
जब वज़न या कीमत कांटे या लेबल से आती है, तो कैशियर को उसे टाइप नहीं करना पड़ता, इसलिए सबसे आम गलतियां खत्म हो जाती हैं और लाइन जल्दी निकलती है। इससे एक आम चोरी भी रुकती है: हाथ से एंट्री में कैशियर 1 kg ड्राई फ्रूट्स तौलकर बिल में 500 ग्राम लिख सकता है। और क्योंकि हर बिक्री पर स्टॉक ठीक उतनी ही मात्रा से घटता है जितना बिका, आपके स्टॉक का रिकॉर्ड शेल्फ पर असल में पड़े माल के करीब रहता है। ValueSoft inventory software आइटम, बैच और गोदाम के हिसाब से स्टॉक दिखाता है।
सेटअप कोई भी हो, GST tax invoice पर CGST Rules के Rule 46 में बताई गई जानकारी होनी चाहिए, जैसे सामान का विवरण, मात्रा, वैल्यू, टैक्सेबल वैल्यू और टैक्स की दर।
उदाहरण: एक बिल, तीन तरह के सामान
| सामान | एंट्री कैसे हुई | मात्रा / वज़न | रेट / MRP | लाइन का कुल |
|---|---|---|---|---|
| पैक बिस्किट (500 ग्राम) | EAN-13 बारकोड स्कैन | 1 पैकेट | MRP ₹60.00 | ₹60.00 |
| खुले काजू | जुड़ा हुआ कांटा (PLU 104) | 0.450 kg | ₹900.00 / kg | ₹405.00 |
| पहले से पैक अरहर दाल | वज़न वाला बारकोड स्कैन (prefix 22) | 1.050 kg | ₹160.00 / kg | ₹168.00 |
| कुल | 3 आइटम | ₹633.00 |
पहली लाइन: कैशियर बिस्किट के पैकेट का EAN-13 बारकोड स्कैन करता है, और software आइटम, MRP और टैक्स रेट खुद उठा लेता है। दूसरी लाइन: कैशियर खुले काजू (PLU 104) चुनता है और थैली जुड़े हुए कांटे पर रखता है, जो 0.450 kg भेजता है; ₹900 प्रति kg पर लाइन ₹405 की बनती है। तीसरी लाइन: कैशियर पहले से तौला हुआ अरहर दाल का पैकेट स्कैन करता है; उसके बारकोड (prefix 22) में PLU 102 और 1.050 kg वज़न है, तो ₹160 प्रति kg पर लाइन ₹168 की बनती है। पूरा बिल ₹633 का बनता है, और कोई भी वज़न या रेट हाथ से टाइप नहीं हुआ।
कांटे और पैक माल के Legal Metrology नियम
- वेरिफाइड और स्टैंप लगा कांटा ही इस्तेमाल करें। Legal Metrology Act, 2009 के तहत व्यापार में इस्तेमाल होने वाले कांटे का Legal Metrology विभाग से वेरिफिकेशन और स्टैंपिंग ज़रूरी है, और तय समय पर दोबारा वेरिफिकेशन भी (ज़्यादातर कमर्शियल कांटों के लिए हर साल)। कांटे को software से जोड़ने पर यह नियम नहीं बदलता।
- सही accuracy class का कांटा लें। रिटेल काउंटर के कांटे आम तौर पर accuracy class III के होते हैं; ज्वेलरी और दूसरे महंगे सामान के लिए ज़्यादा बारीक कांटे चाहिए।
- जुर्माना। बिना वेरिफिकेशन वाला या छेड़छाड़ किया हुआ कांटा इस्तेमाल करना इस Act के तहत अपराध है, जिस पर जुर्माना लग सकता है और कांटा ज़ब्त भी हो सकता है।
- पैक माल के लेबल। जो सामान आप बिक्री के लिए पहले से पैक करते हैं, वह pre-packaged commodity माना जाता है: उसके लेबल पर Legal Metrology (Packaged Commodities) Rules, 2011 में ज़रूरी जानकारी होनी चाहिए, जिसमें MRP और यूनिट सेल प्राइस (प्रति kg या प्रति ग्राम कीमत) शामिल हैं। पैकेट पर छपे MRP से ज़्यादा लेना अपराध है।
- ज़्यादातर दुकानों को dynamic QR code की ज़रूरत नहीं। B2C invoice पर dynamic QR code छापने का नियम सिर्फ उन कारोबारों पर लागू है जिनका aggregate turnover किसी भी साल ₹500 करोड़ से ऊपर गया हो।
अपना बिलिंग काउंटर अपग्रेड कीजिए
बारकोड स्कैन करने और जुड़े हुए कांटे या लेबल प्रिंटिंग स्केल के इस्तेमाल से हाथ से टाइप होने वाले ज़्यादातर वज़न और कीमतें खत्म हो जाती हैं, लाइन तेज़ चलती है और स्टॉक सही रहता है। अपने कांटे वेरिफाइड रखें और लेबल पूरे रखें, तो आपका काउंटर कानून के हिसाब से भी ठीक रहेगा। ValueSoft 1998 से भारतीय रिटेलर्स के साथ है, ऐसे बिलिंग software के साथ जो बिना इंटरनेट के भी चलता है; अपनी दुकान पर इसे देखने के लिए kalasoftech.com पर फ्री डेमो बुक करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या पहले से पैक किए जाने वाले माल के लिए लेबल प्रिंटिंग स्केल चाहिए?
अगर आप खुला माल पहले से पैक करते हैं, तो लेबल प्रिंटिंग स्केल सबसे आसान तरीका है: यह आइटम कोड और वज़न या कीमत वाला बारकोड छापता है, जिससे पैकेट काउंटर पर बाकी सामान की तरह स्कैन हो जाता है। लेबल पर Legal Metrology (Packaged Commodities) Rules में ज़रूरी जानकारी भी होनी चाहिए, जिसमें MRP और यूनिट सेल प्राइस शामिल हैं।
अनाज, मिठाई और सब्ज़ी जैसे खुले सामान की बारकोड बिलिंग कैसे होती है?
दो में से किसी एक तरीके से: या तो काउंटर का कांटा वज़न सीधे बिलिंग software को भेजता है, या सामान लेबल प्रिंटिंग स्केल से बारकोड लेबल लगाकर पहले से पैक होता है। दुकान में बनने वाले ये बारकोड आम तौर पर 2 से शुरू होते हैं (20 से 29) और इनमें आइटम कोड और वज़न या कीमत होती है।
क्या बिलिंग software से जुड़े कांटे का भी Legal Metrology वेरिफिकेशन ज़रूरी है?
हां। व्यापार में इस्तेमाल होने वाले हर कांटे का Legal Metrology विभाग से वेरिफिकेशन और स्टैंपिंग ज़रूरी है, और तय समय पर दोबारा वेरिफिकेशन भी। software से जोड़ने पर यह नियम नहीं बदलता।
काउंटर का कांटा बिलिंग PC से कैसे जुड़ता है?
आम तौर पर RS-232 सीरियल पोर्ट या USB-to-serial केबल से, जो Windows में COM पोर्ट की तरह दिखता है। बिलिंग software उसी पोर्ट से वज़न पढ़ता है, कांटे वाली ही baud rate पर, जो अक्सर 9600 होती है।
स्रोत
यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है। GST के नियम समय-समय पर बदलते रहते हैं, इसलिए कोई भी कदम उठाने से पहले GST पोर्टल देख लें या अपने CA से सलाह ले लें।
